کرونا چگونه باعث شد به دیدارهای مجازی پابند و بعد علاقه‌مند شویم

ساختن با فضای آنلاین برای ماندن و حتی بهینه شدن

سال طولانی ۹۸ تمام شد. همراه با اتمام سال به نظر می‌رسد که سبک زندگی سابق بشر بر روی کره خاکی هم تمام شد. برخی از تحلیل‌گران معتقدند که دیگر زندگی به شکل سابق خود باز نخواهد گشت. شاید چنین باشد. برخی دیگر معتقدند مانند بسیاری چیزهای دیگر که بشر به آن عادت کرد و زندگی قبلی‌اش را مثل قبل و شاید بدتر از قبل ادامه داد، کرونا هم با زندگی بشر چنین خواهد کرد. شاید حق با این گروه باشد. به نظر می‌رسد هنوز برای نتیجه‌گیری قطعی درباره آینده‌ی بشر بعد از کرونا زود است و هنوز بهتر است که صبورانه تماشاگر و تحلیل‌گر این روند و در برخی موارد تلاشگر برای دوام یا تغییر روندی باشیم که در حال تاثیرگذاری بر زندگی ما است. اما ما در لین دیزاین فکر می‌کنیم که برای نتیجه‌گیری درباره بعضی تغییرات لازم در سبک تعامل و شیوه کاری خودمان زود نیست و می‌توانیم به استقبال شیوه‌های تعاملی برویم که گرچه در ابتدای کار به اجبار کرونا به سراغ آن رفتیم، اما می‌تواند در ادامه کار لین دیزاین، بخش ثابتی را به خود اختصاص دهد.

شاید قبل از کرونا هم برخی از این شیوه‌ها پتانسیل خود را به ما نشان می‌دادند اما این بحران سبب شد که در عمل به استفاده از این پتانسیل رو بیاوریم و  با آن‌ها انس بگیریم. یکی از این شیوه‌های قدیمی تعامل که جدیدا با آن بیشتر انس گرفته‌ایم و هنوز داریم سعی می‌کنیم کیفیت آن را به حد مطلوب خودمان برسانیم، برگزاری جلسات آنلاین درون تیمی و برون تیمی است. پیش از این زمان زیادی از کارها در لین دیزاین به جلسات حضوری با کارفرما می‌گذشت. این جلسات بخش جدانشدنی از کار طراحی خدمات است و برای اینکه بتوانیم این جلسات را برگزار کنیم گاه به اجبار به وقفه‌هایی در کار تن می‌دادیم تا همه اعضا بتوانند در یک روز مشخص خود را به محل جلسه برسانند و در جلسه شرکت کنند. به ویژه برای جلسات ایده‌پردازی که بعضا تعداد افراد زیادی حتی خارج از سازمان کارفرما به آن دعوت می‌شوند نیاز به این هماهنگی بیشتر و در نتیجه بعضا وقفه طولانی‌تر می‌شد.

اما تجربه اخیر در لین دیزاین نشان داد که برخی جلسات آنلاین با کارفرما (از جمله جلسات ایده پردازی) نه‌تنها در شیوه برگزاری آنلاین کیفیت کمتری ندارند، چه بسا مشارکت بهتری هم از سمت کارفرما و مهمان‌های دعوت‌شده به جلسه صورت می‌گیرد. شاید یکی از علل آن کاهش فشار روانی حضور در جلسه حضوری به ویژه برای مهمانان است. گرچه ما در لین دیزاین همیشه قبل از شروع جلسه ایده‌پردازی حضوری سعی در آماده‌سازی جو جلسه و راحت کردن مشارکت برای اعضای جلسه داریم اما تقریبا همیشه اغلب افراد زمانی طولانی نیاز دارند تا لب به سخن بگشایند و ایده‌ها یا نظرات خود را با جمع در میان بگذارند. اما به نظر می‌رسد در جلسات آنلاین چند عامل باعث تغییر این وضعیت می‌شود.

برخی جلسات آنلاین با کارفرما (از جمله جلسات ایده پردازی) نه‌تنها در شیوه برگزاری آنلاین کیفیت کمتری ندارند، چه بسا مشارکت بهتری هم از سمت کارفرما و مهمان‌های دعوت‌شده به جلسه صورت می‌گیرد

در اغلب جلسات آنلاینی که تاکنون در لین دیزاین برگزار شده به منظور حفظ تمرکز افراد حاضر در جلسه بر روی موضوع، مدیر جلسه یک صفحه برای تعامل به اشتراک می‌گذارد (Screen Share). به این ترتیب، روی این صفحه تمامی صحبت‌هایی که ضمن جلسه توسط هر یک از اعضا مطرح می‌شود به صورت خلاصه‌ای قابل فهم مقابل دید همه حضار قرار می‌گیرد. در جلسات حضوری این یادداشت برداری بنا بر تمایل افراد حاضر در جلسه و به طور شخصی صورت می‌گیرد و در بسیاری موارد اغلب اعضا برای حفظ ارتباط چشمی با سایر مخاطبان فرصت یادداشت‌برداری همزمان پیدا نمی‌کنند. این در حالی است که ظاهرا وجود چنین مستندسازی در لحظه‌ای به تمامی حضار کمک می‌کند روندی که در جلسه طی شده است را در هر زمان مقابل دیدگان خود داشته باشند و این یادآوری سبب می شود که تمرکز بهتری درباره نظرات دیگران و نظرات خودشان داشته باشند و در ادامه بحث همگی بتوانند هم‌گام با هم مسیر جلسه را پیش ببرند.

عامل دیگر بهره‌وری جلسات آنلاین می‌تواند استفاده از انواع ابزارهای اشتراکی آنلاینی باشد که قبل از این کمتر مورد استفاده قرار می‌گرفتند. ابزارهایی که استفاده از آن‌ها چه بسا راحت‌تر و جذاب‌تر از ابزارهای مشابه فیزیکی‌شان است. برای مثال، این مدت طی جلسات آنلاین طوفان فکری از ابزار ساده jamboard گوگل استفاده کرده‌ایم. در این ابزار هر یک از حضار ایده‌های خود را بر روی استیکی‌نوت‌های رنگی می‌نویسد و با سایرین به اشتراک می‌گذارد. درست مانند جلسات حضوری، با این تفاوت که انواع بهانه‌های مشارکت نکردن کمتر است. از بهانه‌های کوچکی مثل نگرانی افراد از قضاوت شدن بر اساس دست‌خطشان، خوب نچسبیدن استیکرها، و … تا بهانه‌های جدی‌تری مانند قضاوت شدن بر اساس تعداد ایده‌ها (که کم یا زیاد است)، به خوبی دیگران هست یا نه (چون در لحظه ایده‌های دیگران دیده می‌شوند) و … .

یکی از عوامل بهره‌وری جلسات آنلاین می‌تواند استفاده از انواع ابزارهای اشتراکی آنلاینی باشد که قبل از این کمتر مورد استفاده قرار می‌گرفتند. ابزارهایی که استفاده از آن‌ها چه بسا راحت‌تر و جذاب‌تر از ابزارهای مشابه فیزیکی‌شان است. برای مثال، این مدت طی جلسات آنلاین طوفان فکری از ابزار ساده jamboard گوگل استفاده کرده‌ایم

یکی دیگر از عوامل احتمالی دیگر، فرصت گفت‌وگوی تقریبا یکسان برای همه شرکت‌کننده‌ها است. در جلسه حضوری، همیشه افراد مختلفی حضور دارند. از افرادی که در جمع بسیار ساکت می‌شوند تا افرادی که تمامی بحث جلسه را در دست می‌گیرند. این دو گروه که تقریبا در دو سر طیف قرار دارند، در فضای ارتباطی آنلاین به حد تعادل نزدیک‌تر می‌شوند. کسانی که اهل در دست گرفتن بحث بوده‌اند، طولانی شدن سکوت سایرین در در فضای آنلاین بیشتر و سریع‌تر حس می‌کنند و فضای بیشتری به مشارکت آن‌ها می‌دهند و از سوی دیگر سکوت افرادی که کمتر در بحث‌ها شرکت می‌کنند زودتر و بیشتر حس می‌شود و توسط سایرین دعوت به مشارکت می‌شوند.

احتمالا عواملی به جز آنچه در بالا ذکر شد و عمیق‌تر از آنچه گفته شد هم در این وضعیت تاثیرگذار است. هنوز متغیرهای فراوانی برای تاثیرگذاری بر رفتار افراد در فضای آنلاین وجود دارد که می‌توان به شناسایی و تحلیل عمیق‌تر آن پرداخت. شاید شناسایی آن عوامل سبب شود که تحلیل واقع‌بینانه‌تری از تغییر رفتار در فضای آنلاین داشته باشیم. گاهی نیز جلساتی با تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر (مانند وبینارهایی که در ایام قرنطینه برگزار کردیم) تجربه عجیب و مرموزی برای افراد رقم زده که به ویژه ظن برگزارکننده را به سودبخشی این نوع کارگاه‌ها برانگیخته است. اما یک چیز مسلم است. اینکه حتی بعد از گذر این بحران، هنگامی که باز هم به فضای کار فیزیکی برمی‌گردیم، سرنخ‌هایی که از تغییر رفتار ناشی از این تجربه به دست آورده‌ایم، می‌تواند سبک کاری ما در محیط فیزیکی را هم بهبود بخشد. درست است که صد در صد کاری که انجام می‌دهیم برای همیشه آنلاین نمی‌ماند، اما در صورتی که صد در صد کار به فضای فیزیکی هم باز گردد، دروس آموخته تعامل آنلاین در فضای مجازی می‌تواند شکل انجام کار در فضای فیزیکی را تغییر دهد. برای مثال، حال که تاثیر مستندسازی در لحظه‌ی گفت‌وگوهای جلسه برای ما مشخص است، در جلسات حضوری بعد از این هم باید جایی برای این مستندسازی و نمایش یادداشت‌ها در نظر گرفت و چه بسا ابزارهایی که پیش از این برای این کار وجود داشتند را بیشتر به افراد معرفی و از آن‌ها استفاده کرد.

این گوشه‌ای از تجربه ما در لین دیزاین از برگزاری جلسات آنلاین بود. شما چه تجربه‌ای از برگزاری جلسات آنلاین دارید؟ فکر می‌کنید چه عواملی سبب رقم خوردن این تجربه برای شما شده است؟ تصور شما از ادامه کار بر این بستر و تغییر تجربه‌های ناشی از آن چیست؟